Zašto se pregled radi prije objave
Svaki stručnjak koji se želi pojaviti u našem imeniku prvo ulazi u postupak pregleda. Profil ne postaje vidljiv članovima dok taj pregled nije završen. Takav redoslijed odabrali smo namjerno: član koji otvori imenik treba biti siguran da svaki profil koji vidi već ima iza sebe provjeru podataka, a ne da će se provjera tek naknadno dogoditi.
Kao službenik za zaštitu podataka vidim ovaj postupak iz posebnog kuta. Provjera znači da prikupljamo i obrađujemo osobne i stručne podatke kandidata, pa moramo točno znati što tražimo, zašto to tražimo i koliko dugo to čuvamo. Zato se pregled ne svodi na lijepo složen obrazac, nego na jasno određen skup podataka.
Voditelj provjere profila, Marko Horvat, koordinira cijeli postupak i komunicira s kandidatima. Ja pratim da se pritom ne traži više nego što je nužno. Ta podjela posla drži postupak urednim: stručna strana odlučuje što je dovoljno za objavu, a zaštita podataka određuje granice prikupljanja.
Koje podatke tražimo od stručnjaka
Od kandidata tražimo osnovne podatke o osobi i području u kojem radi, opis stručnog iskustva te podatke koji se mogu provjeriti. To uključuje navođenje obrazovanja ili kvalifikacija relevantnih za područje, godine rada u struci i opis vrste zadataka kojima se bavi. Što je opis konkretniji, to je član kasnije lakše procijeniti odgovara li stručnjak njegovoj potrebi.
Zatim tražimo reference: kontakte ili podatke o ranijim suradnjama koje potvrđuju navedeno iskustvo. Ne objavljujemo ih u imeniku bez dogovora s kandidatom, a koristimo ih samo za potvrdu da je ono što stoji u profilu točno.
Ne tražimo podatke koji nemaju veze sa stručnim radom. Ako obrazac ili razgovor zalutaju prema privatnim temama koje ne pomažu procjeni kandidata, to se ne bilježi. Pravilo je jednostavno: svaki podatak mora imati razlog koji možemo objasniti kandidatu u jednoj rečenici.
- osnovni podaci o osobi i području rada
- opis iskustva i vrste zadataka
- navedene kvalifikacije ili obrazovanje
- reference koje se mogu provjeriti
Kako izgleda sam pregled
Pregled počinje usporedbom onoga što je kandidat napisao s onim što je priložio. Provjeravamo slažu li se navodi o iskustvu s navedenim kvalifikacijama i referencama te ima li u opisu nejasnoća koje treba razjasniti. Ako nešto nedostaje ili je zapisano neprecizno, kandidatu se javljamo s konkretnim pitanjem, a ne odbijamo profil bez objašnjenja.
Nakon toga se obrađuju reference. Kontakt se uspostavlja samo u mjeri koja je potrebna da se potvrdi suradnja i vrsta posla. Pritom ne tražimo ocjenu osobe, nego potvrdu činjenica navedenih u profilu.
Na kraju se profil pregledava u cjelini: je li opis razumljiv članu koji nije iz struke, jesu li područja jasno razvrstana i stoji li u profilu išta što bi moglo zavarati. Tek kada su svi koraci završeni, profil se objavljuje u imeniku u odgovarajućem području.
- usporedba navoda i priloženih podataka
- potvrda referenci u nužnoj mjeri
- završni pregled razumljivosti profila
Što se događa s podacima kandidata
Podaci koje kandidat pošalje služe samo za pregled i za sadržaj njegova profila. Ne koriste se u druge svrhe i ne prosljeđuju se trećima izvan onoga što je kandidatu unaprijed rečeno. Kandidat u svakom trenutku može zatražiti uvid u podatke koje o njemu čuvamo.
Ako pregled završi odbijanjem, podaci se ne zadržavaju dulje nego što je potrebno. Kandidat ima pravo znati što nedostaje ili što nije bilo dovoljno, kako bi mogao dopuniti prijavu ako to želi. Odbijanje nije kazna, nego ishod pregleda prema istim mjerilima za sve.
Podaci o članovima i podaci o stručnjacima čuvaju se odvojeno i prema svrsi. Član koji pregledava imenik vidi samo ono što je stručnjak odobrio za objavu, a ne i unutarnje bilješke s pregleda.
Što provjera znači, a što ne znači
Važno je jasno reći što provjerom tvrdimo. Pregled potvrđuje da su stručni podaci i reference u profilu pregledani prije objave. Ne znači da možemo unaprijed procijeniti ishod pojedine suradnje niti da zamjenjuje vlastitu procjenu člana.
Član i dalje sam razgovara sa stručnjakom i sam dogovara uvjete suradnje. Provjera mu pomaže da taj razgovor započne s pouzdanijim podacima, ali ne preuzima odluku umjesto njega. Zato preporučujemo da član pitanja o iskustvu i načinu rada postavi izravno, kao i inače.
Uz provjeru postoji i sustav ocjena članova. Iskustva drugih članova nadopunjuju ono što pregled može pokazati prije objave, jer govore o stvarnoj suradnji. Dvije stvari rade zajedno, ali svaka ima svoju ulogu.
Što možete učiniti kao član ili kandidat
Ako ste stručnjak i razmišljate o prijavi, pripremite jasan opis svojeg rada i podatke koji se mogu provjeriti. Pisati konkretno, bez općenitih fraza, ubrzava pregled i olakšava članovima da vas pronađu. Reference najavite osobama koje ćete navesti, kako ih naš poziv ne bi iznenadio.
Ako ste član, pri čitanju profila obratite pozornost na to koliko je opis konkretan i odgovara li vašem zadatku. Dobro napisan profil govori što stručnjak radi, a ne samo da je dobar. Pitanja koja vam ostanu uputite izravno stručnjaku.
Za pitanja o obradi podataka tijekom provjere možete se obratiti meni preko kontakta zajednice. Na upit odgovaramo pisanim putem i objašnjavamo koji se podaci obrađuju i zašto.
- pripremite konkretan opis rada
- najavite osobe koje navodite kao reference
- pitanja o iskustvu postavite izravno stručnjaku
Provjera profila u našoj zajednici znači pregled stručnih podataka i referenci prije nego što se profil pojavi u imeniku, uz jasno određene granice prikupljanja podataka. Ona članu daje pouzdaniju polaznu točku, ali odluku o suradnji ostavlja njemu. U sljedećem dijelu pišemo o tome što se događa s profilom nakon objave i kako ostaje točan.