Zašto prvi kontakt odlučuje o cijeloj suradnji
Članovi Stručnog kruga stručnjacima se javljaju izravno, bez posrednika, i upravo zato prvi kontakt nosi veću težinu nego što se na prvi pogled čini. Nitko ne stoji između vas i stručnjaka da preformulira vaš upit, pa sve što napišete ili kažete ostaje onako kako ste to rekli. Stručnjak na temelju te prve poruke procjenjuje može li vam pomoći, koliko će posla biti i je li vaš zahtjev uopće u njegovu području.
Iz razgovora s članovima i podrške vidim da se većina neugodnosti ne dogodi tijekom same suradnje, nego u prvih nekoliko razmjena poruka. Upit koji je preopćenit vodi do općenitog odgovora, a odgovor koji nije koristan vodi do dojma da imenik ne pomaže. U stvarnosti je problem najčešće u načinu javljanja, ne u izboru stručnjaka.
Ovaj tekst ne ponavlja kako imenik radi ni kako se profili provjeravaju. Bavi se onim što ovisi isključivo o vama kao članu: kako se javiti, što pitati i što zabilježiti, kako bi izravan dogovor bio jasan objema stranama.
Prva pogreška: upit koji ne kaže što vam zapravo treba
Najčešći propust je poruka poput 'trebam pravnika' ili 'tražim nekoga za marketing'. Takva rečenica stručnjaku ne daje ništa za procjenu. On mora postavljati dodatna pitanja, a vi ste već potrošili dio strpljenja obje strane. Ponekad stručnjak jednostavno ne odgovori, jer ne može znati je li vaš zahtjev u njegovu užem području.
Dobar prvi upit stane u nekoliko rečenica. Opišite situaciju, navedite što želite postići i do kada vam je potrebna pomoć, ako rok postoji. Navedite i je li riječ o jednokratnom poslu ili o suradnji koja bi trajala dulje, jer se to bitno razlikuje za planiranje stručnjakova vremena.
Ne morate unaprijed znati točan naziv usluge koju tražite. Dovoljno je opisati problem vlastitim riječima, a stručnjak će vam reći kako ga on vidi. Važno je da poruka bude konkretna, ne da bude stručna.
- Opišite situaciju u dvije do četiri rečenice
- Navedite cilj i okvirni rok, ako ga imate
- Recite je li posao jednokratan ili dugotrajniji
- Priložite samo ono što je nužno za procjenu
Druga pogreška: ne pročitati profil prije javljanja
Profil u imeniku postoji da vam uštedi pitanja. Na njemu su područje rada, iskustvo i reference koje je zajednica pregledala prije objave. Članovi koji se jave a da profil nisu pročitali često pitaju nešto što je već navedeno, ili zatraže uslugu koju stručnjak ne nudi.
Prije slanja poruke provjerite tri stvari: radi li stručnjak upravo ono što vam treba, odgovaraju li njegove reference vrsti vašeg zadatka i što su o suradnji napisali drugi članovi u sustavu ocjena. Ocjene nisu jamstvo, ali pokazuju kako je suradnja izgledala u praksi, što je korisnije od bilo kakve samoprocjene.
Ako vam profil ostavi otvorenih pitanja, upišite ih u prvu poruku. Time pokazujete da ste profil pročitali, a stručnjak može odgovoriti precizno umjesto da ponavlja već napisano.
Treća pogreška: usmeni dogovor o uvjetima suradnje
Uvjete suradnje dogovarate izravno sa stručnjakom, što znači da vam nitko drugi ne sastavlja ni ne provjerava dogovor. Zajednica ne ulazi u cijenu, rokove ni opseg posla, i to je namjerno uređeno tako. Zato je vaša odgovornost da dogovor bude jasan i da se može naknadno pronaći.
Najčešći problem nastaje kada se opseg posla dogovori telefonom, a kasnije se svaka strana sjeća drugačije. Nakon razgovora pošaljite kratku pisanu potvrdu: što je dogovoreno, što je uključeno u cijenu, što nije i do kada se očekuje rezultat. Stručnjak može ispraviti ako se ne slaže, i tada odmah znate gdje ste.
Pisani trag ne znači nepovjerenje. Većina iskusnih stručnjaka to cijeni jer i njima štiti vrijeme i omogućuje urednu suradnju. Pitajte unaprijed i kako se obračunavaju eventualne izmjene opsega tijekom rada.
- Potvrdite dogovor e-poštom odmah nakon razgovora
- Navedite što cijena uključuje, a što ne
- Dogovorite rok i način predaje rezultata
- Zapišite kako se rješavaju izmjene opsega
Četvrta pogreška: slanje više podataka nego što je potrebno
Kao službenik za zaštitu podataka vidim jednu pogrešku koju članovi rijetko primijete: u prvoj poruci šalju previše osobnih ili poslovnih podataka. Preslike osobnih dokumenata, financijski izvještaji ili ugovori s trećim stranama nisu potrebni da bi stručnjak procijenio može li vam pomoći.
Prvi kontakt služi za procjenu, ne za predaju gradiva. Dok se suradnja ne dogovori, dovoljan je opis situacije bez imena trećih osoba i bez dokumenata koji sadrže tuđe podatke. Osjetljive materijale podijelite tek kada znate tko će ih vidjeti i u koju svrhu.
Isto vrijedi u drugom smjeru. Stručnjak vam smije koristiti podatke samo za dogovoreni posao. Ako niste sigurni što će se s vašim podacima događati, pitajte to izravno prije nego ih pošaljete, jer je to legitimno pitanje na koje dobivate jasan odgovor.
Peta pogreška: ne javiti se više stručnjaka
Mnogi se članovi jave samo jednom stručnjaku, a ako odgovor kasni ili ne odgovara, zaključe da imenik ne funkcionira. Stručnjaci su zaposleni ljudi i odgovor ponekad traje dulje nego što biste željeli, bez ikakve veze s kvalitetom njihova rada.
Razumno je javiti se dvoje ili troje stručnjaka koji odgovaraju vašem zadatku i usporediti odgovore. Ne zato da biste izvukli nižu cijenu, nego da vidite tko je razumio vaš problem i tko ga opisuje jasno. Način na koji stručnjak odgovara na prvi upit često puno govori o načinu na koji bi radio.
Pritom budite pošteni prema svima: ako ste se odlučili za drugog stručnjaka, kratko to javite ostalima. To je uljudno, a u zajednici u kojoj se ljudi međusobno ocjenjuju i prepoznaju ima i praktičnu vrijednost.
- Javite se dvoje do troje stručnjaka iz istog područja
- Usporedite jasnoću odgovora, ne samo cijenu
- Kratko obavijestite one koje ne odaberete
Izravan kontakt daje vam slobodu da sami odaberete stručnjaka i sami uredite uvjete, ali ta sloboda traži malo pripreme. Jasan upit, pročitan profil, pisani dogovor, razumna količina podataka i usporedba više odgovora izbjegavaju većinu nesporazuma koje članovi opisuju. Ništa od toga ne traži dodatno vrijeme koje biste izgubili, a svaki od tih koraka vam kasnije štedi više nego što stoji.